CIRCULATION EN LIGNE INTERNET DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Les documents administratifs sont une charge pour les particuliers et les entreprises, mais :
- Les documents administratifs, en provenance des multiples administrations, des commerçants, des banques, des assurances, sont une nécessité de preuve dans une économie moderne.
- Cela dit, il faut établir chaque document demandé sans délai, tout en suivant par la même personne le déroulement de la procédure d’établissement du document administratif (un chef de document de service, comme un chef de projet chez les ingénieurs).
- Ensuite, envoyer par courriel le document aux personnes concernées, et conserver un exemplaire accessible en ligne sur internet, moyennant un code d’accès préalablement correctement distribué au destinataire du document administratif. Il existe des moyens de confirmation informatiques (internet + SMS téléphonique) pour s’assurer de la bonne distribution du code d’accès au propriétaire destinataire du document administratif.
- Archiver tous les documents administratifs numérisés uniquement sur le délai légal imposé par les lois (droit à l’oubli légal) ; ne conserver provisoirement en archive papier que les dossiers en cours non terminés depuis 1 exercice de bilan (1 an). Conserver alors en archive papier des résumés – synthèses succincts et représentatifs.
La saine gestion des documents administratifs participe à la dynamisation de l’économie, par une libération intellectuelle des charges répétitives, souvent inutiles, mais quelquefois essentielles, au bon déroulement de la marche des entreprises et des administrations.